日常办公里，合同、报告、扫描件常以PDF形式往来，文件一大就不好发邮件或上传系统。打开WPS后，用“打开”载入需要处理的PDF，先在页面预览里确认页数和清晰度是否正常。若只是临时传阅，不必追求印刷级画质，适当压缩就能明显缩小体积，又不影响基本阅读。

在WPS的PDF工具区找到压缩或优化相关入口，按提示选择压缩强度。一般可选轻度、标准或较强几种方案：轻度适合还要打印的文稿，标准适合日常存档，较强则适合网络传阅。选定后开始处理，等待进度条走完，再对比前后文件大小，确认是否达到预期。想要在电脑或手机上同步完成上述步骤，可先在wps office 下载核对适用版本并完成安装。

压缩完成后建议另存为新文件，保留原件以免误操作。用WPS重新打开压缩后的PDF，翻几页检查文字是否清晰、表格线条是否完整。若发现模糊，可改用更低强度再压一次。养成先预览再发送的习惯，既能节省存储空间，也能让同事顺利打开文档。需要延伸了解相关的函数与排版技巧时，可参考办公文档指南汇总的同类笔记。